Profesional perjumpaan: Telefon pintar, tablet harus dilarang menghadiri mesyuarat

Segelintir orang akan berhujah bahawa dorongan kuat untuk melihat kandungan dan mesej telefon pintar dan tablet sering mengganggu perbincangan orang ramai, rentang perhatian dan aliran pemikiran. Tetapi sejauh manakah peranti ini mempunyai pengaruh negatif pada mesyuarat dan sesi pendidikan, dan patutkah memakai dan menyemaknya sentiasa dilarang?

Sesetengah pakar perniagaan bersetuju dengan dasar 'tiada peranti'. Dalam Kajian Perniagaan Harvard, sebagai contoh, penyunting penyumbang Amy Gallo menyokong pendekatan ini dengan tegas. Dalam artikel bertajuk 'Panduan Ringkas untuk Menjalankan Mesyuarat'', dia mengesyorkan agar penganjur 'Haramkan Peranti - ia tidak dapat dielakkan mengganggu semua orang.'

Faktor utama dalam pandangan Gallo ialah pendapat Francesca Gino, seorang profesor di Harvard Business School. Menurut Gino, ramai orang berfikir mereka boleh melakukan pelbagai tugas sambil mendengar seseorang dalam mesyuarat tetapi kajian menunjukkan bahawa mereka tidak boleh. “Berbilang tugas hanyalah aktiviti mitos. Kami boleh melakukan tugas mudah seperti berjalan dan bercakap pada masa yang sama, tetapi otak tidak dapat mengendalikan multitasking,” kata Gino. "Malah, kajian menunjukkan bahawa seseorang yang cuba melakukan pelbagai tugas mengambil masa 50% lebih lama untuk menyelesaikan tugas dan dia membuat sehingga 50% lebih banyak kesilapan." Ahli sains saraf Dr Daniel Levitin dalam bukunya 'The Organized Mind' menggambarkan pelbagai tugas sebagai 'ilusi jahat.'

Petunjuk mengapa ramai perwakilan merasakan keperluan untuk terus menyemak telefon mereka untuk mendapatkan mesej boleh didapati dalam penyelidikan baru-baru ini yang ditugaskan oleh Warwick Conferences. Ini mendapati semasa berada di luar pejabat untuk mengikuti kursus latihan, 81 peratus responden telah menerima e-mel meminta tindakan diselesaikan pada masa itu, kadangkala daripada pengurus yang menghantar mereka ke kursus tersebut.

Carina Bauer, Ketua Pegawai Eksekutif Kumpulan IMEX mengulas: “Pengaruh mesej telefon pintar dan peranti yang mengganggu dan mengganggu pada mesyuarat jelas sangat kuat, tetapi begitu juga desakan dan sering tekanan (ditanggapi atau nyata) untuk menyemak dan membalas permintaan dan berita masa nyata.

“Perdebatannya ialah sama ada untuk melawan peranti dan kandungannya atau menerima malah menyepadukannya. Terdapat beberapa apl, seperti apl respons khalayak (Sli.do), atau apl yang menukar telefon anda menjadi mikrofon (mikrofon ramai) yang menjadikan peranti mudah alih bahagian yang benar-benar berguna dalam sesi atau acara mesyuarat – apabila digunakan dalam cara yang dimaksudkan oleh penceramah atau penganjur. Dan, realiti yang keras dalam konteks perniagaan ialah, dalam amalan, selalunya sukar untuk melaksanakan larangan yang kekal.

“Mungkin pendekatan yang lebih masuk akal ialah memberi ruang dan masa kepada perwakilan dalam setiap acara untuk menyemak dan membalas mesej penting, supaya mereka dapat memberi tumpuan sepenuhnya pada kandungan apabila benar-benar dalam sesi. Akhirnya, pelaburan masa dan wang dalam menghadiri acara diharapkan dapat memastikan bahawa perwakilan ingin terus fokus pada kandungan, sama seperti mereka ingin mengikuti perkembangan e-mel mereka."

Soalan Kumpulan IMEX ditanya sebagai sebahagian daripada penyelidikan Tinjauan Mesyuarat suku tahunan MPI pada musim luruh 2015.

eTN adalah rakan media untuk IMEX.